Процесс закупок : этапы, модели и планирование

Без своевременной закупки качественного товара в достаточном количестве вы окажетесь в ситуации, когда нечем торговать!

Основная задача ритейлера при закупке товара – это выгодно приобрести товар в целях удовлетворения потребительского спроса.

Для того чтобы знать и понимать, какой товар необходимо закупить, из каких источников будет приобретен товар, по какой цене, каким образом будет доставлен и как будет организована система закупок в ритейле, в сети работает отдел закупок.

Процесс закупок включает в себя несколько этапов:

определение потребности;
приобретение товара;
организация перемещения приобретенного товара;
организация работы с поставщиком;
сбор, анализ и передача информации другим (бухгалтерия, отдел сбыта, транспортный отдел и т.д.) подразделениям ритейла.

В ходе закупок отдел определяет необходимость приобретения того или иного товара, выбирает, оценивает конкретные бренды товаров и поставщиков. Планирование закупок дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров ритейла, выбрать поставщика и таким образом обеспечить эффективную роботу всего ритейла.

Кроме того, перед отделом закупок стоит вопрос как организовать закупку – централизовано или локально?

Ритейлеры, у которых магазины территориально удалены друг от друга выбирают локальный вариант организации закупок.

Локальные закупки

В этом случае весь процесс организации закупок ложится на плечи управляющих магазинами. Преимуществом такой системы закупок можно назвать более гибкий подход к удовлетворению срочных потребностей магазинов, более точное соответствие поставок запросам, а также возможность для каждого управляющего магазином контролировать весь процесс закупок. Кроме того, это возможность приобретения товара у местных производителей и приспособиться к местным условиям. А это, в свою очередь, дает возможность не тратить ресурсы на транспортировку товара на дальние расстояния. Еще преимуществом можно считать быстроту реакции на дозакупку недостающего товара.

Но у данного варианта системы закупок множество недостатков. Например, несогласованное планирование, непостоянный имидж, ограниченный контроль, отсутствие скидок за счет небольших объемов закупок. Кроме того, увеличивается стоимость доставки, объем упаковочных материалов, а также возникает риск дублирования заказов и формирование лишних запасов.

Поэтому ритейлеры чаще выбирают централизованные закупки. В чем же их преимущество?

Централизованные закупки

Централизованная модель закупок является более эффективной с точки зрения затрат времени и средств. Поскольку такие закупки организовываются одним отделом на центральном уровне исключается дублирование приобретенного товара.

Также объединение всех закупок аналогичных товаров позволяет получать хорошие скидки у поставщиков. Единый контакт с поставщиком также является преимуществом централизованной закупки. И еще немаловажным преимуществом можно считать концентрацию ответственности за произведенные закупки, что в свою очередь облегчает управленческий контроль. Таким образом централизованная модель закупок является составляющей частью стратегии ритейла и позволяет лучше контролировать запасы, цены и эффективно использовать ресурсы.

Но и у этого варианта есть свои недостатки. Это и отсутствие гибкости, промедление и излишнее единообразие товаров. Кроме того, данная модель дорого обходится малому и среднему бизнесу, поскольку требует не малые средства на инвестирование отдела закупок.

Таким образом плюсы и минусы есть и у одной модели и у другой. Есть ритейлеры, которые совмещают преимущества обеих моделей. В то же время, какую бы модель не выбрал ритейлер, он должен понимать главное - это анализ, который не возможен без аналитической информационной системы.

Примером аналитической системы, позволяющей анализировать и планировать запасы, может статьаналитическая платформа Datawiz BES.

Рассмотрим преимущества платформы для системы закупок.

Итак, аналитика Datawiz BESпозволяет:

Оценить частоту закупок;
Проанализировать основные тенденции товарных запасов;
Выявить отсутствие товаров на складе (магазине);
Обнаружить избыток товаров;
Найти неликвиды (залежавшиеся) товары;
Выявить пересорт(избыток одно вида товара при одновременном недостатке другого вида товара);
Определить соотношение запасов и продаж и другое.