Процес закупок: етапи, моделі та планування

Без своєчасної закупівлі якісного товару в достатній кількості ви опинитеся в ситуації, коли немає, що запропонувати покупцям!

Основне завдання ритейлера при закупівлі товару - це вигідно придбати товар з метою задоволення споживчого попиту.

Для того, щоб знати та розуміти, який товар необхідно закупити, у яких постачальників, за якою ціною, яким чином буде доставлений і як буде організована система закупівель у ритейлі, у мережі працює відділ закупівель.

Процес закупівель включає кілька етапів:

• визначення потреби у товарі;

• придбання товару;

• організація переміщення придбаного товару;

• організація роботи із постачальником;

• збір, аналіз та передача інформації іншим (бухгалтерія, відділ збуту, транспортний відділ тощо) підрозділам мережі магазинів.

У ході закупівель відділ визначає необхідність придбання того чи іншого товару, вибирає, оцінює конкретні бренди товарів та постачальників.

Планування закупівель дає можливість сформувати оптимальний асортимент товарів мережі, обрати постачальника і таким чином забезпечити ефективну роботу усіх магазинів.

Крім того, перед відділом закупівель постає питання, як організувати закупівлю – централізовано чи локально?

Мережі, у яких магазини територіально віддалені один від одного, обирають локальний варіант організації закупівель.

Локальні закупівлі

Тут увесь процес організації закупівель стає зоною відповідальності керівників магазинів. Перевагою такої системи закупівель можна назвати більш гнучкий підхід до задоволення термінових потреб магазинів, більш точну відповідність поставок запитам, а також можливість для кожного керуючого магазином контролювати процес закупівель. Крім того, це можливість придбання товару у місцевих виробників та здатність пристосуватися до місцевих умов. А це дає можливість не перевозити товар на далекі відстані.

Ще однією перевагою можна вважати швидкість реакції на дозакупівлю товару.

Але у цього варіанта системи закупівель безліч недоліків. Наприклад, неузгоджене планування, непостійний імідж, обмежений контроль, відсутність знижок за рахунок невеликих обсягів закупівель. Крім того, збільшується вартість доставки, обсяг пакувальних матеріалів, а також виникає ризик дублювання замовлень та формування зайвих запасів. Тому ритейлери найчастіше обирають централізованізакупівлі. У чому їх перевага?

Централізованізакупівлі

Централізована модель закупівель є більш ефективною з погляду витрат часу та коштів. Оскільки такі закупівлі організовуються одним відділом на центральному рівні, виключається дублювання придбаного товару.

Також поєднання всіх закупівель аналогічних товарів дозволяє отримувати хороші знижки у постачальників. Єдиний контакт із постачальником також є перевагою централізованої закупівлі. І ще важливою перевагою вважається концентрація відповідальності за проведені закупівлі, що полегшує управлінський контроль. Таким чином централізована модель закупівель є складовою стратегії ритейлу і дозволяє краще контролювати запаси, ціни та ефективно використовувати ресурси.

Але й цей варіант має свої недоліки. Це відсутність гнучкості, зволікання та зайва одноманітність товарів. Крім того, дана модель занадто дорога малому та середньому бізнесу, оскільки вимагає великі кошти на інвестування відділу закупівель.

Таким чином плюси та мінуси є і в однієї моделі, і в іншої. Є ритейлери, які поєднують переваги обох моделей. Але яку б модель не вибрав ритейлер, він повинен розуміти – головне – це аналіз, який не можливий без аналітичної інформаційної системи.

Прикладом аналітичної системи, що дозволяє аналізувати та планувати запаси, може стати аналітична платформа Datawiz BES.

Розглянемо переваги платформи системи закупівель.

Отже, аналітика Datawiz BES дозволяє:

• оцінити частоту закупівель;

• проаналізувати основні тенденції товарних запасів;

• виявити відсутність товарів на складі (магазині);

• виявити надлишок товарів;

• знайти неліквіди(товари, які тривалий час не мають попиту на ринку);

• виявити пересортиці (надлишок одного виду товару при нестачі іншого виду товару);

• визначити співвідношення запасів та продажів та інше.

Об’єктами аналізу можуть виступати як окремі товари, постачальники, магазини, та вся мережа загалом.

Така аналітична платформа Datawiz BES – не лише інструмент управління, але й інструмент контролю в руках керівника мережі!