Процесс пополнения запасов: методы, стратегия, автоматизация

Сегодня, когда потребитель всегда может найти нужный товар в онлайн-магазине, как никогда нужно следить за наличием товаров в офлайн-магазинах. Оптимизация управления запасами точно повысит эффективность сети, увеличит прибыль, поможет избежать избыточного или недостаточного запаса товаров.

За последние годы современные технологии значительно улучшили возможности ритейлеров. Искусственный интеллект, машинное обучение, углубленную аналитику используют, чтобы получить скорость реакции, автоматизировать некоторые процессы и заменить большое количество работников. Все действия осуществляются для удовлетворения потребителя и получения прибыли.

Для чего сети магазинов нужно формировать товарные запасы?

Формирование товарных запасов является необходимым условием стабильной работы любой торговой сети. Оно обеспечивает бесперебойность продаж, удовлетворение спроса покупателей и стабильный финансовый результат бизнеса.

Основные причины, по которым ритейлерам необходимо формировать запасы:

1. Обеспечение непрерывности продаж.

   Спрос на товары возникает постоянно, тогда как поставки могут осуществляться с определенной периодичностью. Запасы позволяют избежать ситуаций, когда на полках нет нужного товара, пока продолжается транспортировка или подготовка новой партии.

2. Компенсация временных задержек в логистике.

   При перевозке товаров требуется время на погрузку, транспортировку, разгрузку и приемку продукции. Запасы позволяют покрывать этот временной разрыв, чтобы не прерывать процесс продаж.

3. Учет сезонных колебаний спроса и производства. Многие товары имеют сезонный характер — например, зимняя одежда или прохладительные напитки. Запасы помогают подготовиться к пиковым периодам продаж, когда спрос резко растет, а производство или поставки могут быть ограничены.

4. Выравнивание ассортимента между производителем и ритейлером.

   Часто ассортимент, выпускаемый производителем, не полностью соответствует формату и потребностям торговой сети. Поэтому товары могут потребовать дополнительной сортировки, упаковки или комплектации, прежде чем попасть на полки магазинов. Это тоже требует создания запасов.

5. Географические особенности поставок. Если производство или склады поставщиков расположены на значительном расстоянии, сеть магазинов должна иметь определенный объем товаров «в резерве», чтобы не зависеть от логистических рисков или возможных задержек.

6. Технические требования к хранению продукции. Некоторые категории товаров требуют специальных условий хранения — температурного режима, влажности и т. д. Формирование контролируемых запасов позволяет соблюдать эти условия и избегать потерь качества.

7. Экономическая эффективность закупок.

   Оптовые закупки большими партиями часто выгоднее частых мелких поставок. Поэтому сети формируют запасы, чтобы уменьшить расходы на логистику и получить лучшие закупочные цены.

8. Стабилизация спроса и прибыльности.

   Наличие достаточных запасов помогает сети обеспечить постоянный спрос на товары даже тогда, когда производство или поставки нестабильны. Это способствует росту продаж, удержанию клиентов и повышению прибыльности бизнеса.

Итак, формирование товарных запасов — это не просто складская операция, а стратегический инструмент управления стабильностью, прибыльностью и конкурентоспособностью торговой сети.

Что такое стратегия пополнения запасов?

Стратегия пополнения запасов — это план, который определяет, как, когда и в каких количествах следует пополнять запасы товаров, чтобы обеспечить наличие нужных товаров в нужное время — без избыточных запасов или дефицита.

В розничной торговле это основа бесперебойной работы: эффективная стратегия пополнения запасов обеспечивает полные полки, довольных клиентов и оптимизацию оборотного капитала.

Вот 5 этапов стратегии пополнения запасов:

1. Оценить отчетность сети магазинов.

Для того чтобы создать действительно эффективную и результативную стратегию, нужно проанализировать отчетность запасов за предыдущие периоды. Такие исторические данные помогут увидеть сезонные колебания, тенденции на рынке и предпочтения потребителей.

Интересно, что аналитика Datawiz учитывает рост продаж через промо, а также можно увидеть любимый ассортимент каждой отдельной локации магазина.

Стоит проанализировать товары, которые уже давно не продаются, чтобы не пополнять их запасы еще раз.

2. Частота и количество заказов

Нужно установить точку повторного заказа. Если объяснить простыми словами, то когда текущий запас достигает указанных параметров, автоматически срабатывает напоминание о пополнении запасов. И главным преимуществом является то, что автоматические триггеры учитывают поставщика товара и время на доставку продукта. Это может быть уведомление внутри системы или же вам на почту.

3. Коммуникация с поставщиками

Необходимо не только найти поставщиков, но и анализировать их работу. Согласованность графика поставок, своевременность, качественный товар — все эти факторы влияют на общий рейтинг поставщика. Также необходимо учитывать, насколько хорошо продаются товары конкретного поставщика.

4. Гибкость в подходе к ассортименту

Менеджер должен определить, какие SKU могут пополняться автоматически, а какие только на временной продаже. Эта тема заслуживает внимания в отношении сезонного ассортимента или внезапного спроса на новый товар. Ведь важно понимать, что такой ажиотаж может быть временным и непостоянным. Очень рекомендую иметь свою матрицу ассортимента и постоянно ее обновлять.

5. Мониторинг и оценка стратегии

Для оценки стратегии пополнения запасов стоит отслеживать ключевые KPI пополнения запасов: уровень дефицита запасов, коэффициент оборачиваемости, покрытие запасов и т. д. Постоянный мониторинг дает возможность внезапно вмешаться и добавить/заменить SKU или бренд.

3 эффективных метода пополнения запасов

1. Пополнение запасов с фиксированным интервалом времени (Periodic Replenishment / Time-based Replenishment)

Как это работает?

Заказы осуществляются через определенные промежутки времени — например, раз в неделю или раз в месяц — независимо от фактического уровня запасов.

Такой метод имеет множество преимуществ: удобно планировать графики поставок, упрощает коммуникацию с поставщиками, хорошо работает со стабильным спросом.

Но не стоит забывать о рисках избыточных или недостаточных запасов между циклами.

2. Пополнение по уровню запасов (Reorder Point / Continuous Replenishment)

Как это работает?

Как только уровень запасов достигает определенного минимального уровня, срабатывает напоминание о пополнении запасов.

Такой метод позволяет реагировать на реальный спрос в условиях рынка без избыточных запасов.

3. Пополнение на основе прогноза спроса (Forecast-based / Demand-driven Replenishment)

Как это работает?

Заказы формируются на основе прогноза продаж, который учитывает сезонность, промоакции, тренды и исторические данные. В Datawiz BI уже есть готовые отчеты для такого анализа.

Этот метод позволяет планировать запасы заблаговременно и снижает риск перегрузки складов.