Как рассчитать конечные запасы: Формула и методы

Запасы — это сердце любого розничного бизнеса. Независимо от того, управляете ли вы небольшим продуктовым магазином или многонациональной розничной сетью, точное знание того, что осталось на ваших полках в конце отчетного периода, имеет решающее значение для прибыльности, соблюдения нормативных требований и стратегического роста. Эта цифра, называемая конечным запасом или закрывающим запасом, влияет не только на финансовую отчетность, но и на решения о закупках, прогнозирование спроса и общую эффективность цепочки поставок.

В этом подробном руководстве мы подробно рассмотрим, как рассчитывать конечные запасы, почему это важно и какие методы могут применять розничные продавцы для их точного расчета. Мы также рассмотрим типичные проблемы, практические примеры и роль программного обеспечения для аналитики в розничной торговле в повышении точности учета запасов.

Что такое конечные запасы?

Конечные запасы — это стоимость продуктов, которые по-прежнему доступны для продажи в конце определенного отчетного периода. Это остаток непроданных товаров после учета начальных запасов, покупок и продаж (или себестоимости реализованной продукции).

Формула расчета конечных запасов проста, но эффективна:

Конечные запасы = начальные запасы + покупки – продажи (или себестоимость реализованной продукции)

Эта цифра напрямую влияет на валовую прибыль, чистый доход и налоговые обязательства. Для розничных продавцов она также влияет на стратегии пополнения запасов, переговоры с поставщиками и даже тактику ценообразования.

Почему конечные запасы важны?

Финансовая отчетность: конечные запасы отражаются в балансе как текущие активы и имеют важное значение для расчета себестоимости реализованной продукции в отчете о прибылях и убытках.

• Анализ рентабельности: небольшие ошибки в расчете конечных запасов могут завысить или занизить прибыль. Завышение запасов снижает себестоимость реализованной продукции и делает прибыль выше, чем она есть на самом деле, а занижение запасов приводит к обратному результату.
• Операционные решения: Розничные продавцы полагаются на данные об инвентаре при определении заказов на покупку, планировании рекламных акций и предотвращении дефицита или избытка товаров.
• Прогнозирование и бюджетирование: Точные данные о конечных запасах улучшают планирование спроса и долгосрочные финансовые прогнозы.
• Финансирование: Банки и инвесторы часто оценивают стоимость запасов розничного продавца перед предоставлением кредита или инвестиций.

Даже при наличии аналитического программного обеспечения большинство розничных продавцов по-прежнему проводят физический учет в конце года или посредством циклического учета. Это помогает устранить различия между записями в системе и реальностью, которые часто возникают из-за краж, убылей или человеческих ошибок. Интеграция физической проверки с цифровым отслеживанием обеспечивает наиболее надежные данные о запасах.

Формула конечных запасов на практике

Рассмотрим простой пример:

• Начальные запасы: 50 000 долларов
• Закупки за период: 30 000 долларов
• Себестоимость реализованной продукции: 60 000 долларов

Конечные запасы = 50 000 долларов + 30 000 долларов – 60 000 долларов = 20 000 долларов

Эти 20 000 долларов представляют собой стоимость товаров, оставшихся на складе на конец отчетного периода.

Разница между конечным запасом и средним запасом

• Конечный запас отражает стоимость запасов на определенный момент времени — последний день отчетного периода.
• Средний запас сглаживает колебания путем расчета среднего значения начального и конечного запасов за период.

Розничные продавцы используют средний запас для оценки показателей эффективности, таких как коэффициент оборачиваемости запасов, в то время как конечный запас необходим для составления финансовой отчетности и отчетности о чистой прибыли.

Методы расчета конечного запаса

Не существует универсального подхода к оценке запасов. Розничные продавцы могут выбрать метод в зависимости от типа продукта, налоговой стратегии или требований к отчетности. Ниже приведены наиболее распространенные подходы с формулами и примерами, характерными для розничной торговли.

1. FIFO (первым пришел, первым ушел)

FIFO предполагает, что самые старые запасы продаются первыми, а самые новые покупки остаются на складе.

Формула:

Оставшиеся единицы × Самая последняя покупная цена (с)

• Преимущество: отражает текущие рыночные цены в конечных запасах, что полезно в периоды инфляции.
• Пример из розничной торговли: розничный продавец модной одежды покупает 200 футболок: 100 по 8 долларов, а затем 100 по 10 долларов. Если продано 120 штук, 80 оставшихся единиц оцениваются по последней стоимости (по 10 долларов каждая), что дает конечные запасы в размере 800 долларов.

Метод FIFO обеспечивает более реалистичную оценку баланса и часто предпочтителен в розничной торговле, где старые запасы продаются быстрее.

2. LIFO (последний пришел, первый ушел)

Метод LIFO предполагает, что самые последние покупки продаются в первую очередь, оставляя старые запасы в запасах.

Формула:

Оставшиеся единицы × Самая ранняя цена покупки

• Преимущество: во время инфляции метод LIFO соотносит более высокие затраты с продажами, снижая налогооблагаемый доход.
• Недостаток: конечные запасы в балансе могут быть занижены, поскольку они отражают более старые затраты на покупку.
• Пример из розничной торговли: сеть продуктовых магазинов покупает 500 банок супа: 250 по 1,00 доллару и 250 по 1,20 доллара. Если продано 300 банок, то 200 оставшихся единиц поступают из более ранней партии (по 1,00 доллара каждая) и оцениваются в 200 долларов.

Хотя метод LIFO широко распространен в США, он не допускается стандартами МСФО, что ограничивает его глобальное использование.

3. Средневзвешенная стоимость (WAC)

Этот метод распределяет общие затраты равномерно по всем единицам, доступным для продажи.

Формула:

Средневзвешенная стоимость за единицу = Общая стоимость доступных товаров ÷ Общее количество доступных единиц

Конечные запасы = Непроданные единицы × Средневзвешенная стоимость

• Преимущество: сглаживает колебания цен во времени.
• Пример из розничной торговли: Розничный продавец техники покупает 300 зарядных устройств для телефонов: 150 по 5 долларов и 150 по 7 долларов, на общую сумму 1800 долларов. Средняя стоимость = 6 долларов за единицу. Если продано 200 единиц, оставшиеся 100 оцениваются в 600 долларов.

Этот подход особенно полезен, когда розничные продавцы управляют большими количествами идентичных продуктов.

4. Метод валовой прибыли

Метод валовой прибыли оценивает конечные запасы путем применения исторического процента валовой прибыли к чистой выручке.

Шаги:

Расчетная себестоимость реализованной продукции = чистая выручка × (1 – процент валовой прибыли)

Применяется формула конечных запасов: начальные запасы + закупки – расчетная себестоимость реализованной продукции.

• Пример из розничной торговли: розничный торговец регистрирует чистый объем продаж в размере 100 000 долларов с валовой прибылью 40 %. Расчетная себестоимость реализованной продукции = 60 000 долларов. Если начальные запасы составляли 30 000 долларов, а закупки – 50 000 долларов, конечные запасы = 20 000 долларов.

Этот метод часто используется, когда физический подсчет запасов невозможен, например, после пожара на складе или сбоя системы.

5. Розничный метод

Розничный метод использует соотношение между себестоимостью и розничной ценой для оценки конечных запасов.

Формула:

Соотношение себестоимости и розничной цены = себестоимость имеющихся товаров ÷ розничная стоимость имеющихся товаров

Конечные запасы по себестоимости = конечные запасы по розничной цене × соотношение себестоимости и розничной цены

• Пример розничной торговли: имеющиеся товары стоят 80 000 долларов, но их розничная цена составляет 100 000 долларов. Соотношение составляет 0,8. Если на складе остается 30 000 долларов по розничной стоимости, конечные запасы = 24 000 долларов по себестоимости.

Этот метод идеально подходит для крупных розничных сетей с широким ассортиментом и частыми изменениями ассортимента.

Практические примеры расчета конечных запасов

Чтобы лучше понять, как работают расчеты, рассмотрим несколько сценариев розничной торговли.

1. Изменения, обусловленные продажами

• Начальные запасы: 40 000 долларов
• Закупки: 20 000 долларов
• Продажи (себестоимость реализованной продукции): 45 000 долларов
• Конечные запасы = 15 000 долларов

Этот магазин должен быстро заказывать популярные товары, чтобы избежать дефицита.

2. Период с большим объемом закупок

• Начальные запасы: 25 000 долларов
• Закупки: 30 000 долларов
• Продажи (себестоимость реализации): 20 000 долларов
• Конечные запасы = 35 000 долларов

Избыточные запасы связывают денежный поток. Может потребоваться проведение распродаж со скидками.

3. Неожиданные потери

• Начальные запасы: 60 000 долларов
• Закупки: 40 000 долларов США
• Продажи (себестоимость реализованной продукции): 80 000 долларов США
• Формула предполагает 20 000 долларов США, но физический подсчет показывает только 18 000 долларов США из-за убытков.
• Скорректированные конечные запасы = 18 000 долларов США

Убытки подчеркивают необходимость более строгой профилактики потерь.

4. Влияние инфляции (FIFO против LIFO)

Розничный торговец покупает 100 единиц по 5 долларов, а затем 100 единиц по 7 долларов. Он продает 120 единиц.

• По методу FIFO: конечные запасы = 80 единиц × 7 долларов = 560 долларов.
• По методу LIFO: конечные запасы = 80 единиц × 5 долларов = 400 долларов.

Выбранный метод влияет на отчетную прибыль, налоговые обязательства и балансовую прочность.

5. Метод розничной торговли в крупных сетях

Супермаркет имеет товары стоимостью 200 000 долларов с розничной стоимостью 250 000 долларов (соотношение = 0,8). Если 50 000 долларов остаются по розничной цене, конечные запасы = 40 000 долларов.

Проблемы при расчете конечных запасов

• Проблемы с поставщиками: задержки поставок, неточные счета-фактуры или возвраты затрудняют отслеживание покупок.
• Колебания спроса: внезапные всплески или падения продаж усложняют прогнозирование.
• Человеческий фактор: ошибки при ручном подсчете и регистрации могут исказить стоимость конечных запасов.
• Влияние на прибыльность: неточные данные о запасах напрямую влияют на отчетную чистую прибыль и налоги.
• Технологические пробелы: без надежной аналитики данные о запасах могут быть разрозненными и устаревшими.

Регулярные циклические инвентаризации, эффективное управление поставщиками и аналитический контроль позволяют минимизировать эти проблемы.

Программное обеспечение для расчета конечных запасов

Современные ритейлеры редко полагаются только на ручной подсчет. Программное обеспечение для управления запасами, интегрированное с POS-системами, гарантирует, что каждая продажа и покупка обновляет уровень запасов в режиме реального времени. Это не только упрощает расчет конечных запасов, но и предоставляет точные данные для прогнозирования и принятия решений.

Передовые решения, такие как Datawiz, помогают розничным сетям автоматизировать отчетность, выявлять расхождения между записями в системе и физическими запасами, а также улучшать коэффициенты оборачиваемо Сочетание программного обеспечения с периодическими физическими проверками гарантирует своевременность и точность данных по запасам.

Изучение методов расчета конечных запасов — это не просто бухгалтерская операция, а стратегическая необходимость для розничных продавцов, стремящихся сохранить конкурентоспособность. Применяя правильные методы оценки, проверяя данные с помощью физического учета и используя аналитическое программное обеспечение, компании могут обеспечить точность, минимизировать потери и максимизировать прибыльность.

Независимо от того, нужно ли вам определять, вычислять или просто рассчитывать конечные запасы, освоение этого процесса позволяет принимать более разумные решения во всей вашей розничной сети. А с помощью таких решений, как Datawiz, розничные продавцы получают мощное преимущество в преобразовании необработанных данных о запасах в полезную информацию.