Як розрахувати кінцеві запаси: Формула та методи

Запаси — це серце будь-якого роздрібного бізнесу. Незалежно від того, чи керуєте ви невеликим продуктовим магазином або багатонаціональною роздрібною мережею, точне знання того, що залишилося на ваших полицях наприкінці звітного періоду, має вирішальне значення для прибутковості, дотримання нормативних вимог і стратегічного зростання. Ця цифра, яка називається кінцевим запасом або закриваючим запасом, впливає не тільки на фінансову звітність, але й на рішення про закупівлі, прогнозування попиту та загальну ефективність ланцюга поставок.

У цьому докладному посібнику ми детально розглянемо, як розраховувати кінцеві запаси, чому це важливо і які методи можуть застосовувати роздрібні продавці для їх точного розрахунку. Ми також розглянемо типові проблеми, практичні приклади і роль програмного забезпечення для аналітики в роздрібній торгівлі в підвищенні точності обліку запасів.

Що таке кінцеві запаси?

Кінцеві запаси — це вартість продуктів, які все ще доступні для продажу в кінці певного звітного періоду. Це залишок непроданих товарів після обліку початкових запасів, покупок і продажів (або собівартості реалізованої продукції).

Формула розрахунку кінцевих запасів проста, але ефективна:

Кінцеві запаси = початкові запаси + покупки – продажі (або собівартість реалізованої продукції)

Ця цифра безпосередньо впливає на валовий прибуток, чистий дохід і податкові зобов'язання. Для роздрібних продавців вона також впливає на стратегії поповнення запасів, переговори з постачальниками і навіть тактику ціноутворення.

Чому кінцеві запаси важливі?

Фінансова звітність: кінцеві запаси відображаються в балансі як поточні активи і мають важливе значення для розрахунку собівартості реалізованої продукції у звіті про прибутки та збитки.

• Аналіз рентабельності: невеликі помилки в розрахунку кінцевих запасів можуть завищити або занизити прибуток. Завищення запасів знижує собівартість реалізованої продукції і робить прибуток вищим, ніж він є насправді, а заниження запасів призводить до зворотного результату.
• Операційні рішення: Роздрібні продавці покладаються на дані про інвентар при визначенні замовлень на покупку, плануванні рекламних акцій і запобіганні дефіциту або надлишку товарів.
• Прогнозування та бюджетування: Точні дані про кінцеві запаси покращують планування попиту та довгострокові фінансові прогнози.
• Фінансування: Банки та інвестори часто оцінюють вартість запасів роздрібного продавця перед наданням кредиту або інвестицій.

Навіть за наявності аналітичного програмного забезпечення більшість роздрібних продавців, як і раніше, проводять фізичний облік наприкінці року або за допомогою циклічного обліку. Це допомагає усунути розбіжності між записами в системі та реальністю, які часто виникають через крадіжки, втрати або людські помилки. Інтеграція фізичної перевірки з цифровим відстеженням забезпечує найбільш надійні дані про запаси.

Формула кінцевих запасів на практиці

Розглянемо простий приклад:

• Початкові запаси: 50 000 доларів
• Закупівлі за період: 30 000 доларів
• Собівартість реалізованої продукції: 60 000 доларів

Кінцеві запаси = 50 000 доларів + 30 000 доларів – 60 000 доларів = 20 000 доларів

Ці 20 000 доларів являють собою вартість товарів, що залишилися на складі на кінець звітного періоду.

Різниця між кінцевим запасом і середнім запасом

• Кінцевий запас відображає вартість запасів на певний момент часу — останній день звітного періоду.
• Середній запас згладжує коливання шляхом розрахунку середнього значення початкового і кінцевого запасів за період.

Роздрібні продавці використовують середній запас для оцінки показників ефективності, таких як коефіцієнт оборотності запасів, тоді як кінцевий запас необхідний для складання фінансової звітності та звітності про чистий прибуток.

Методи розрахунку кінцевого запасу

Не існує універсального підходу до оцінки запасів. Роздрібні продавці можуть вибрати метод залежно від типу продукту, податкової стратегії або вимог до звітності. Нижче наведено найпоширеніші підходи з формулами і прикладами, характерними для роздрібної торгівлі.

1. FIFO (першим прийшов, першим пішов)

FIFO передбачає, що найстаріші запаси продаються першими, а найновіші покупки залишаються на складі.

Формула:

• Залишкові одиниці × Найновіша купівельна ціна (с)
• Перевага: відображає поточні ринкові ціни в кінцевих запасах, що корисно в періоди інфляції.
• Приклад з роздрібної торгівлі: роздрібний продавець модного одягу купує 200 футболок: 100 по 8 доларів, а потім 100 по 10 доларів. Якщо продано 120 штук, 80 одиниць, що залишилися, оцінюються за останньою вартістю (по 10 доларів кожна), що дає кінцеві запаси в розмірі 800 доларів.

Метод FIFO забезпечує більш реалістичну оцінку балансу і часто є кращим у роздрібній торгівлі, де старі запаси продаються швидше.

2. LIFO (останній прийшов, перший пішов)

Метод LIFO передбачає, що найостанніші покупки продаються в першу чергу, залишаючи старі запаси в запасах.

Формула:

Залишкові одиниці × Найраніша ціна покупки

• Перевага: під час інфляції метод LIFO співвідносить більш високі витрати з продажами, знижуючи оподатковуваний дохід.
• Недолік: кінцеві запаси в балансі можуть бути занижені, оскільки вони відображають більш старі витрати на покупку.
• Приклад з роздрібної торгівлі: мережа продуктових магазинів купує 500 банок супу: 250 по 1,00 долару і 250 по 1,20 долара. Якщо продано 300 банок, то 200 одиниць, що залишилися, надходять з більш ранньої партії (по 1,00 долару кожна) і оцінюються в 200 доларів.

Хоча метод LIFO широко поширений в США, він не допускається стандартами МСФЗ, що обмежує його глобальне використання.

3. Середньозважена вартість (WAC)

Цей метод розподіляє загальні витрати рівномірно по всіх одиницях, доступних для продажу.

Формула:

Середньозважена вартість за одиницю = Загальна вартість доступних товарів ÷ Загальна кількість доступних одиниць

Кінцеві запаси = Непродані одиниці × Середньозважена вартість

• Перевага: згладжує коливання цін у часі.
• Приклад з роздрібної торгівлі: Роздрібний продавець техніки купує 300 зарядних пристроїв для телефонів: 150 по 5 доларів і 150 по 7 доларів, на загальну суму 1800 доларів. Середня вартість = 6 доларів за одиницю. Якщо продано 200 одиниць, решта 100 оцінюються в 600 доларів.

Цей підхід особливо корисний, коли роздрібні продавці управляють великими кількостями ідентичних продуктів.

4. Метод валового прибутку

Метод валового прибутку оцінює кінцеві запаси шляхом застосування історичного відсотка валового прибутку до чистого виторгу.

Кроки:

Розрахункова собівартість реалізованої продукції = чистий виторг × (1 – відсоток валового прибутку)

• Застосовується формула кінцевих запасів: початкові запаси + закупівлі – розрахункова собівартість реалізованої продукції.
• Приклад з роздрібної торгівлі: роздрібний торговець реєструє чистий обсяг продажів у розмірі 100 000 доларів з валовим прибутком 40 %. Розрахункова собівартість реалізованої продукції = 60 000 доларів. Якщо початкові запаси становили 30 000 доларів, а закупівлі – 50 000 доларів, кінцеві запаси = 20 000 доларів.

Цей метод часто використовується, коли фізичний підрахунок запасів неможливий, наприклад, після пожежі на складі або збою системи.

5. Роздрібний метод

Роздрібний метод використовує співвідношення між собівартістю і роздрібною ціною для оцінки кінцевих запасів.

Формула:

Співвідношення собівартості і роздрібної ціни = собівартість наявних товарів ÷ роздрібна вартість наявних товарів

Кінцеві запаси за собівартістю = кінцеві запаси за роздрібною ціною × співвідношення собівартості та роздрібної ціни

• Приклад роздрібної торгівлі: наявні товари коштують 80 000 доларів, але їх роздрібна ціна становить 100 000 доларів. Співвідношення становить 0,8. Якщо на складі залишається 30 000 доларів за роздрібною вартістю, кінцеві запаси = 24 000 доларів за собівартістю.

Цей метод ідеально підходить для великих роздрібних мереж з широким асортиментом і частими змінами асортименту.

Практичні приклади розрахунку кінцевих запасів

Щоб краще зрозуміти, як працюють розрахунки, розглянемо кілька сценаріїв роздрібної торгівлі.

Зміни, зумовлені продажами

• Початкові запаси: 40 000 доларів
• Закупівлі: 20 000 доларів
• Продажі (собівартість реалізованої продукції): 45 000 доларів
• Кінцеві запаси = 15 000 доларів

Цей магазин повинен швидко замовляти популярні товари, щоб уникнути дефіциту.

Період з великим обсягом закупівель

• Початкові запаси: 25 000 доларів
• Закупівлі: 30 000 доларів
• Продажі (собівартість реалізації): 20 000 доларів
• Кінцеві запаси = 35 000 доларів

Надлишкові запаси зв'язують грошовий потік. Може знадобитися проведення розпродажів зі знижками.

Несподівані втрати

• Початкові запаси: 60 000 доларів
• Закупівлі: 40 000 доларів США
• Продажі (собівартість реалізованої продукції): 80 000 доларів США
• Формула передбачає 20 000 доларів США, але фізичний підрахунок показує тільки 18 000 доларів США через збитки.
• Скориговані кінцеві запаси = 18 000 доларів США

Збитки підкреслюють необхідність більш суворої профілактики втрат.

Вплив інфляції (FIFO проти LIFO)

Роздрібний торговець купує 100 одиниць по 5 доларів, а потім 100 одиниць по 7 доларів. Він продає 120 одиниць.

• За методом FIFO: кінцеві запаси = 80 одиниць × 7 доларів = 560 доларів.
• За методом LIFO: кінцеві запаси = 80 одиниць × 5 доларів = 400 доларів.

Обраний метод впливає на звітний прибуток, податкові зобов'язання та балансову міцність.

Метод роздрібної торгівлі у великих мережах

Супермаркет має товари вартістю 200 000 доларів з роздрібною вартістю 250 000 доларів (співвідношення = 0,8). Якщо 50 000 доларів залишаються за роздрібною ціною, кінцеві запаси = 40 000 доларів.

Проблеми при розрахунку кінцевих запасів

• Проблеми з постачальниками: затримки поставок, неточні рахунки-фактури або повернення ускладнюють відстеження покупок.
• Коливання попиту: раптові сплески або падіння продажів ускладнюють прогнозування.
• Людський фактор: помилки при ручному підрахунку та реєстрації можуть спотворити вартість кінцевих запасів.
• Вплив на прибутковість: неточні дані про запаси безпосередньо впливають на звітний чистий прибуток і податки.
• Технологічні прогалини: без надійної аналітики дані про запаси можуть бути розрізненими і застарілими.

Регулярні циклічні інвентаризації, ефективне управління постачальниками і аналітичний контроль дозволяють мінімізувати ці проблеми.

Програмне забезпечення для розрахунку кінцевих запасів

Сучасні рітейлери рідко покладаються тільки на ручний підрахунок. Програмне забезпечення для управління запасами, інтегроване з POS-системами, гарантує, що кожна продаж і покупка оновлює рівень запасів в режимі реального часу. Це не тільки спрощує розрахунок кінцевих запасів, але і надає точні дані для прогнозування і прийняття рішень.

Передові рішення, такі як Datawiz, допомагають роздрібним мережам автоматизувати звітність, виявляти розбіжності між записами в системі і фізичними запасами, а також покращувати коефіцієнти оборотності. Поєднання програмного забезпечення з періодичними фізичними перевірками гарантує своєчасність і точність даних по запасах.

Вивчення методів розрахунку кінцевих запасів — це не просто бухгалтерська операція, а стратегічна необхідність для роздрібних продавців, які прагнуть зберегти конкурентоспроможність. Застосовуючи правильні методи оцінки, перевіряючи дані за допомогою фізичного обліку та використовуючи аналітичне програмне забезпечення, компанії можуть забезпечити точність, мінімізувати втрати та максимізувати прибутковість.

Незалежно від того, чи потрібно вам визначати, обчислювати або просто розраховувати кінцеві запаси, освоєння цього процесу дозволяє приймати більш розумні рішення у всій вашій роздрібній мережі. А за допомогою таких рішень, як Datawiz, роздрібні продавці отримують потужну перевагу в перетворенні необроблених даних про запаси в корисну інформацію.