Аналіз старіння запасів і звіти про старіння запасів

Мало що перевіряє ваші операційні здібності так, як старіння запасів. Це частково психологія покупців, частково складська логістика, і для її ефективного управління потрібна точність. Критично важливо дотримуватися балансу між зберіганням продуктів на складі та забезпеченням їх стабільного збуту. Якщо продукти затримуються на складі занадто довго, вони зв'язують капітал, збільшують транспортні витрати і в кінцевому підсумку ризикують стати нереалізованими. Саме тому старіння запасів є ключовим показником — і однією з найважливіших стратегій управління запасами — для сучасних роздрібних мереж.

Що таке старіючі запаси?

Старіючі запаси — це повільно реалізовані продукти, які не продаються так швидко, як очікувалося, або які пережили свій прогнозований попит. Хоча деякі товари природним чином продаються повільніше через сезонність або нішевий попит, тривала стагнація може вказувати на операційну неефективність.

Старіння може відбуватися з кількох причин:

• Сезонні особливості поведінки покупців (наприклад, зимові пальта, які не продаються навесні).
• Надмірні замовлення або неточні прогнози попиту.
• Слабкі маркетингові кампанії або погане позиціонування продукту.
• Обмежена видимість на полицях в магазинах або на платформах електронної комерції.

Незалежно від причини, результат один і той же: чим довше товар лежить на складі, тим дорожче він стає. Ви не тільки платите за зберігання, але і втрачаєте можливості для впровадження нових продуктів, які могли б забезпечити більш сильний грошовий потік.

Чому важливо враховувати терміни зберігання запасів

Термін зберігання запасів — це не просто бухгалтерська цифра, а відображення операційної ефективності. Роздрібні продавці з більш молодими, швидко реалізованими запасами отримують наступні переваги:

• Більш висока маржа, оскільки продукти продаються до того, як будуть потрібні значні знижки.
• Покращений грошовий потік, оскільки капітал постійно вивільняється і реінвестується.
• Скорочення відходів, що особливо важливо для швидкопсувних товарів.
• Більш точним прогнозуванням, оскільки дані про товари, що повільно реалізуються, виявляють прогалини в стратегії.

Навпаки, некероване старіння запасів призводить до утворення мертвих запасів: товарів, які займають місце на складі і в кінцевому підсумку можуть бути повністю списані.

Що таке звіт про старіння запасів?

Звіт про старіння запасів — також відомий як звіт про термін зберігання запасів — являє собою фінансову зведену інформацію про те, як довго продукти залишаються нереалізованими. Зазвичай в ньому запаси класифікуються за часовими інтервалами:

• 0–30 днів
• 31–60 днів
• 61–90 днів
• 91–180 днів
• 180+ днів

У кожній категорії вказані описи продуктів, кількості та загальна вартість. В результаті ви отримуєте чітке уявлення про те, які SKU продаються, а які вимагають негайних дій.

Наприклад, роздрібний торговець, аналізуючи звіт про термін зберігання запасів, може виявити, що 40% його аксесуарів знаходяться на полицях більше 120 днів. Ця інформація дозволяє керівництву створювати рекламні акції, переробляти вітрини магазинів або коригувати майбутні замовлення на поставку.

За допомогою Datawiz роздрібні торговці можуть створювати вбудований звіт «Нереалізовані продукти», який миттєво надає цю інформацію, дозволяючи менеджерам швидко виявляти продукти, що піддаються ризику, і вживати заходів до того, як запаси стануть застарілими.

Як розрахувати вік запасів

Існує два основних методи розрахунку віку запасів:

1. Прямий розрахунок за датою

Це найпростіший підхід. Відніміть дату надходження товару від поточної дати.

Приклад: товар, отриманий 1 травня і все ще не проданий 25 липня, має вік запасів 85 днів.

2. Підхід на основі формули

Для отримання більш загального уявлення роздрібні продавці часто використовують наступну формулу:

Середній вік запасів = (середня вартість запасів / собівартість реалізованої продукції) × 365

Де:

Середня вартість запасів = (початкові запаси + кінцеві запаси) ÷ 2

Собівартість реалізованої продукції = початкові запаси + закупівлі – кінцеві запаси

Приклад:

• Середня вартість запасів: 50 000 доларів США.
• СЗВО: 200 000 доларів США.
• Розрахунок: (50 000 ÷ 200 000) × 365 = 91 день.

Цей результат означає, що середній термін зберігання запасів становить 91 день, або приблизно три місяці.

Аналіз старіння в роздрібній торгівлі

Аналіз старіння — це більше, ніж просто розрахунок, це стратегічний погляд на ефективність функціонування вашого ланцюжка поставок. Детальний аналіз надає:

• Інформацію на рівні SKU з виділенням проблемних категорій.
• Аналіз першопричин, таких як надлишкові замовлення в порівнянні з недостатнім попитом.
• Виявлення тенденцій, що показують сезонні коливання і довгострокові зміни.
• Можливість прийняття рішень, що визначають ціноутворення, поповнення запасів і планування асортименту.

Для роздрібних продавців з великими каталогами аналіз старіння запасів не є опцією — це основа ефективної роботи.

Поширені причини старіння запасів

Розуміння причин старіння запасів — перший крок до вирішення проблеми. Найбільш часті причини включають:

• Надмірні замовлення — невідповідність прогнозів попиту.
• Сезонність — обмежені терміни продажів певних продуктів.
• Помилки в ціноутворенні — завищення цін, яке стримує попит.
• Слабка видимість — неефективний мерчандайзинг або представлення продуктів в Інтернеті.

Повільні цикли поповнення запасів — затримки з замовленнями, які призводять до невідповідності попиту і пропозиції.

Як виявити застарілі запаси

Існує кілька методів, які роздрібні продавці можуть використовувати для раннього виявлення повільно реалізованих запасів:

• Аналіз ABC: класифікація SKU за категоріями A (висока вартість, швидка реалізація), B (помірна) і C (низька вартість, повільна реалізація). Зосередьте увагу на товарах категорії «C».
• Метод FIFO: «першим прийшов, першим пішов» гарантує, що старі запаси будуть реалізовані в першу чергу, що знижує їх застарівання.
• Регулярні аудити: фізичний підрахунок або циклічний підрахунок допомагають виявити неліквідні запаси.
• Моніторинг оборотності запасів: низький коефіцієнт є тривожним сигналом про стагнацію.
• Автоматичні сповіщення: сучасне програмне забезпечення для аналізу роздрібної торгівлі може сигналізувати про SKU, що наближаються до критичного порогу терміну придатності.

Стратегії управління та скорочення застарілих запасів

Проблема із застарілими запасами полягає не тільки в їх виявленні, але й в їх активному скороченні. Перевірені стратегії включають:

1. Регулярні аудити запасів

Аудити — повні або циклічні — забезпечують видимість реальних рівнів запасів. Вони також допомагають виявити пошкодження, прострочені або загублені товари.

2. Оптимізація оборотності запасів

Оптимізуйте асортимент продукції, видаляючи товари з низькою оборотностю і зосередившись на товарах з постійним попитом. Висока оборотність знижує ризики і транспортні витрати.

3. Застосування методу FIFO

Організуйте склади таким чином, щоб старі товари відбиралися в першу чергу. Навчіть персонал і розробіть планування, щоб забезпечити постійне дотримання цього правила.

4. Аналізуйте тенденції продажів

Враховуйте сезонність, рекламні акції та конкурентні орієнтири. Це допоможе узгодити закупівлі з фактичним попитом, скоротивши надлишкові запаси.

5. Проводьте рекламні акції та знижки

Знижки, комплекти та сезонні пропозиції можуть допомогти ліквідувати повільно реалізовані запаси. Наприклад, поєднання аксесуарів з бестселерами збільшує оборот.

6. Покращіть сторінки продуктів і мерчандайзинг

Оновіть описи продуктів, оновіть фотографії та перемістіть товари в магазині, щоб зробити їх більш помітними.

7. Міжкомандна комунікація

Переконайтеся, що команди із закупівель, маркетингу та виконання замовлень обмінюються інформацією. Це запобігає повторним надлишковим замовленням і узгоджує кампанії з реальністю запасів.

Використання віку запасів у плануванні та прогнозуванні

Середній вік запасів — це не просто показник, а інструмент планування. Рітейлери можуть використовувати його для:

• Адаптації стратегій управління запасами, коригування обсягів замовлень і графіків доставки.
• Розуміння тенденцій попиту, виявлення моменту, коли продукти втрачають популярність.
• Планування запасів, уникаючи повторних замовлень на неліквідні товари.
• Прийняття рішень на основі даних, запобігаючи реактивним знижкам або надмірним закупівлям.

Кожен ритейлер стикається з проблемою старих запасів — це частина бізнесу. Різниця полягає в тому, як ви ними керуєте. За допомогою точних звітів про термін зберігання запасів, проактивних стратегій і вдосконаленого аналізу терміну зберігання ви можете перетворити повільно реалізовані запаси в корисну інформацію.

Скорочуючи середній термін зберігання запасів, мережі можуть поліпшити грошовий потік, збільшити маржу і оптимізувати ефективність ланцюжка поставок. Ключем до успіху є прозорість: знання не тільки того, що у вас є в запасі, але і того, як довго воно там знаходиться, і що з цим робити.