Що таке BI система?

В умовах бізнесу, що стрімко розвивається, вміння швидко аналізувати великі обсяги даних і ухвалювати на їхній основі ефективні рішення стає ключовим фактором успіху. Саме для цього і були розроблені BI системи (BI Business Intelligence - бізнес-аналітика). BI-система - це програмний комплекс, призначений для збирання, оброблення, аналізу та візуалізації даних з метою підтримки управлінських рішень.

BI-система інтегрує дані з різних джерел (ERP-систем, CRM-систем, баз даних, таблиць, веб-ресурсів та інших каналів), перетворює їх на зручний для аналізу формат і надає користувачам звіти,дашбордита прогнози в режимі реального часу. Основна мета BI-системи - перетворити сирі дані на корисну бізнес-інформацію, яка допомагає керівництву і співробітникам ухвалювати обґрунтовані рішення.

Які завдання вирішує BI-система в бізнесі

BI-системи допомагають вирішувати широкий спектр завдань, пов'язаних з аналізом даних і ухваленням рішень:

• Аналіз продажів - відстеження динаміки продажів за регіонами, магазинами, категоріями товарів і клієнтськими сегментами.
• Управління запасами - аналіз товарообігу, запобігання дефіциту і надлишку товарів, підвищення оборотності.
• Оцінка ефективності маркетингу - аналіз результатів рекламних кампаній, сегментація аудиторії та визначення найбільш прибуткових каналів просування.
• Фінансовий контроль - відстеження доходів і витрат, побудова прогнозів і управління бюджетами.
• Оптимізація бізнес-процесів - виявлення вузьких місць в операційній діяльності, автоматизація рутинних завдань і поліпшення логістики.
• Робота з клієнтами - аналіз поведінки клієнтів, прогнозування потреб і формування персоналізованих пропозицій.
• Виявлення слабких місць бізнесу - BI інструменти дають змогу виявити проблемні зони в операційній діяльності компанії та запропонувати шляхи їх оптимізації.

BI-системи дають змогу керівникам і аналітикам оперативно виявляти відхилення, прогнозувати розвиток ситуації та розробляти стратегії для підвищення ефективності бізнесу.

Коли компанії необхідно використовувати BI-аналітику (Business Intelligence)?

Існує кілька ознак, які сигналізують про необхідність впровадження BI-системи:

1. Великий обсяг даних - дані зберігаються в різних системах, таблицях, звітах і потребують багато часу на збирання та опрацювання.
2. Відсутність прозорості в бізнесі - складно зрозуміти, які процеси працюють ефективно, а які потребують поліпшення.
3. Труднощі з ухваленням рішень - рішення ухвалюються інтуїтивно, без точних даних і аналізу.
4. Дублювання роботи - одні й ті самі звіти створюються в різних відділах вручну, що призводить до неузгодженості даних.
5. Неможливість швидко реагувати на зміни - відсутність актуальних даних заважає швидко адаптуватися до ринкових умов.
6. Швидке зростання компанії - зі збільшенням масштабів бізнесу ускладнюється контроль над процесами та управління підрозділами, що робить використання аналітичних систем вкрай важливим.
7. Труднощі в оцінці ефективності персоналу - якщо неможливо відстежити продуктивність окремих співробітників або проконтролювати роботу певного відділу, BI аналітика допоможе вирішити це завдання.

Якщо хоча б одна з цих ознак присутня в бізнесі, значить, BI-система допоможе навести лад у даних, прискорити ухвалення рішень і підвищити конкурентоспроможність компанії.

Як вибрати BI-систему?

При виборі BI-системи важливо враховувати кілька ключових чинників:

1. Зручність інтерфейсу і візуалізації - звіти і дашборди повинні бути зрозумілими і легко налаштовуватися.
2. Інтеграція з наявними системами - можливість підключення до ERP, CRM, баз даних і зовнішніх сервісів.
3. Функціональність - наявність інструментів для побудови звітів, прогнозування, кластеризації даних і просунутої аналітики.
4. Продуктивність - здатність обробляти великі обсяги даних у реальному часі без затримок.
5. Гнучкість і масштабованість - можливість розширення функціоналу та підключення нових джерел даних у міру зростання бізнесу.
6. Вартість - важливо враховувати не тільки ціну ліцензії, а й витрати на впровадження, підтримку та навчання персоналу.
7. Мобільний застосунок- не всі BI-рішення підтримують роботу на смартфонах, що відіграє ключову роль в умовах сучасних бізнес-процесів.

Як працюють BI-системи?

Робота BI системи включає кілька ключових етапів:

1. Збір даних

На першому етапі збираються дані чеків у проміжну базу

Для інтеграції данихвикористовуються ETL-процеси (Extract, Transform, Load - витяг, перетворення і завантаження). Ці процеси дають змогу витягти дані з різних систем, перетворити їх у єдиний формат і завантажити в сховище даних.

2. Зберігання даних

Дані, зібрані з різних джерел, зазвичай зберігаються в спеціальному сховищі даних або в базах даних. BI-система об'єднує розрізнені дані в єдину модель, забезпечуючи цілісність і доступність інформації.

3. Обробка та аналіз даних

Після збору та завантаження даних у сховище починається етап обробки та аналізу:

• Побудова аналітичних моделей;
• Сегментація даних;
• Виявлення залежностей і патернів;
• Прогнозування на основі історичних даних.

4. Візуалізація та побудова звітів

Результати аналізу подаються у вигляді наочних звітів і дашбордів. BI-системи дають змогу будувати складні діаграми, таблиці, графіки, KPI та інші метрики.

5. Моніторинг і контроль

BI-система забезпечує можливість постійного моніторингу показників бізнесу в реальному часі. Наприклад, можна відстежувати обсяг продажів, рівень прибутку, ефективність маркетингових кампаній тощо.

Переваги BI-систем

Впровадження BI систем дає компаніям цілу низку переваг:

1. Ухвалення рішень на основі даних - Доступ до точної та актуальної інформації підвищує обґрунтованість рішень.
2. Автоматизація звітності - Автоматична генерація звітів економить час і знижує ризик помилок.
3. Виявлення прихованих закономірностей - Аналіз даних допомагає знайти нові ринкові можливості та поліпшити продукт.
4. Швидка реакція на зміни ринку - Реальний час моніторингу KPI дає змогу оперативно реагувати на загрози та можливості.
5. Поліпшення ефективності бізнесу - Оптимізація бізнес-процесів на основі даних знижує витрати і підвищує прибуток.

Недоліки BI-систем

Попри значні переваги, BI-системи мають і свої обмеження:

1. Вимоги до кваліфікації персоналу - Для роботи з BI-системами потрібні фахівці з глибокими знаннями в аналітиці. ПЗ з потужною підтримкою, яка забезпечить легкий процес інтеграції та налаштування для ефективної роботи.
2. Обмежена доцільність - BI-програми не є універсальним рішенням для всіх бізнес-завдань і не замінюють автоматизовані системи.
3. Висока вартість впровадження - Впровадження BI-системи вимагає істотних інвестицій.

Як впровадити BI-систему: покроковий процес і важливі нюанси

Впровадження BI-системи - це стратегічно важливий процес, що вимагає комплексного підходу та участі аналітиків, розробників і кінцевих користувачів. Для успішного впровадження необхідно ретельно спланувати етапи, врахувати специфіку бізнесу і бути готовими до витрат часу і ресурсів. Розглянемо основні кроки цього процесу:

1. Налаштування системи та інтеграція;

• Створення сховища даних;
• Інтеграція з джерелами інформації;
• Налаштування алгоритмів обробки та візуалізації даних; BI-аналітики та розробники спільно працюють над тим, щоб система коректно збирала, аналізувала та відображала дані.

2. Тестування BI-системи

Перед запуском системи необхідно провести тестування. Перевіряється коректність відображуваних даних, робота дашбордів, деталізація звітів і зручність використання. У тестуванні можуть брати участь як технічні фахівці, так і майбутні користувачі.

3. Навчання персоналу

Навіть найбільш просунута BI-система не принесе користі, якщо співробітники не вміють нею користуватися. Для цього необхідно:

• Провести тренінги та вебінари;
• Розробити інструкції та відеоуроки;
• Організувати підтримку користувачів на перших етапах роботи Добре навчені співробітники зможуть швидко освоїти BI-інструменти й ефективно застосовувати їх у роботі.

4. Впровадження та подальша оптимізація

Після тестування і навчання починається експлуатація системи. Аналітики продовжують супроводжувати процес, допомагаючи користувачам адаптуватися й аналізуючи нові потреби компанії.

Популярні BI-системи

Серед найбільш популярних BI платформ можна виділити:

• Power BI (Microsoft) - Один із лідерів ринку, вирізняється високою інтеграцією з продуктами Microsoft.
• Tableau - Сильний інструмент візуалізації даних із широкими можливостями інтеграції.
• Qlik Sense - Система з потужним механізмом асоціативного аналізу даних.
• Looker - Візуалізація даних і глибока інтеграція з Google Cloud.
• SAP BusinessObjects - Система корпоративного рівня з потужним інструментарієм аналітики.

BI-система для аналізу мереж магазинів Datawiz

Datawiz- це потужна BI система, яка спеціально розроблена для роздрібних мереж. Вона дозволяє аналізувати дані в реальному часі, виявляти точки зростання, прогнозувати попит і підвищувати ефективність бізнесу. Завдяки інтуїтивно зрозумілим звітам, дашбордам і гнучким інструментам налаштування, сервіс допомагає скоротити час на аналіз і прийняти зважені рішення швидше.

Переваги Datawiz для мереж магазинів:

• Підключення до будь-яких джерел даних;
• Глибокий аналіз продажів, запасів і клієнтської поведінки;
• Звіти, що налаштовуються, та автоматична візуалізація даних;
• Зручний інтерфейс і легке налаштування.

Впроваджуючи BI систему Datawiz, ви отримаєте контроль над усіма бізнес-процесами, поліпшите якість рішень і підвищите рентабельність мережі магазинів.