Управління товарними запасами в мережі магазинів: як допомагають звіти та інструменти

Останнє оновлення: 3 жовтня 2026 р.

Хіба можна уявити успішний магазин з порожніми полицями та покупців з порожніми руками? Зазвичай це ознака того, що десь на попередньому етапі управління запасами дало збій.

Товарні запаси в магазині роздрібної торгівлі - це товари, які зберігаються на складі або в торговому залі магазину для подальшого продажу покупцям. Ці запаси є важливою частиною успішного функціонування будь-якого роздрібного підприємства, оскільки вони забезпечують безперебійний процес торгівлі та задоволення потреб клієнтів. Для мережі товарні запаси виконують чотири завдання.

Основні функції товарних запасів:

1. Забезпечення безперервного продажу. Наявність асортименту дозволяє магазину задовольняти попит покупців у будь-який момент, а не лише тоді, коли надходить чергове постачання.
2. Захист від коливань попиту та пропозиції. Запаси – це буфер, який покриває сезонні сплески та затримки постачання, не залишаючи прогалин на полиці.
3. Запобігання втраченим продажам. Коли товар справді є в наявності, покупці не йдуть з порожніми руками до конкурентів.
4. Широкий вибір асортименту. Більше різноманіття в наявності – більше вибору для покупців, а отже, охоплення ширшої аудиторії.

Основні проблеми в управлінні запасами

Більшість проблем із запасами в роздрібній мережі зводиться до одного й того самого набору причин:

• Людський фактор. Без належних інструментів співробітники ухвалюють рішення інтуїтивно, спираючись на власний досвід, а не на актуальні дані, і не помічають зрушень, що відбуваються на ринку загалом.
• Замовлення «на око». Асортимент формується та замовляється за інтуїцією, а не на основі реального попиту й актуальних даних про залишки.
• Слабке планування продажів. Правильне замовлення товару залежить насамперед від правильного плану продажів. Якщо помилитися тут, усі наступні кроки повторять помилку.
• Неефективний категорійний менеджмент. Без точного розуміння популярності товарів усередині категорії накопичуються надлишки й страждає оборотність.
• Вимушена логістика. Помилки в розрахунку запасів призводять до необхідності переміщувати товари між магазинами або повертати їх постачальнику, що обходиться дорожче, ніж правильно зроблене замовлення з першого разу.

Усі ці проблеми вказують на одну кореневу причину: відсутність належного інструмента для точного управління запасами. Звіти та інструменти нижче якраз закривають цю прогалину.

Що таке звітність по запасах та чому це важливо для магазину?

Звітність по запасах - це систематизована інформація про кількість, вартість та характеристику товарів, що зберігаються на складі магазину. Звіт містить інформацію про залишки та рух товарів, а також вартість та стан запасів.

За правильної організації звітність дає три результати:

1. Контроль наявності товарів. Менеджер завжди знає, скільки товару знаходиться на локації, а скільки ще залишилось на складі, і може запобігти раптовому дефіциту до того, як він виникне.
2. Оптимізація рівня запасів. Відстеження динаміки продажів перед сезонним попитом допомагає уникнути і браку товару, і зайвих витрат на товар, який не продаватиметься.
3. Ухвалення обґрунтованих рішень на основі актуальних даних. Точна інформація про залишки та рух товарів дозволяє закуповувати потрібну кількість – не надто багато і не надто мало.

Щоб швидко діяти на основі цих звітів, дані потрібно бачити з першого погляду, а не шукати в таблицях. Дашборд перетворює розрізнені звіти на єдине візуальне подання, тому, щоб помітити тренд чи проблему, не потрібно спочатку перебирати рядки з цифрами.

Ключові звіти для управління запасами

1. Контроль залишків. Звіт виявляє товари, які показують нульовий залишок, але при цьому чомусь продовжують продаватися, що зазвичай вказує на помилку в обліку. Він допомагає:

• Швидко виявляти товари з некоректними даними про залишки.
• Точно визначити, коли саме помилка потрапила в дані, що прискорює її виправлення.
• Графічно побачити динаміку продажів та залишків по «проблемних» товарах, а не вгадувати причину.

Звіт формується для окремого магазину або для всієї мережі та фільтрується за періодом, магазином, категорією, брендом, типом асортименту, маркером товару або рівнем. Можливість миттєво зберегти та поділитися відфільтрованою версією прискорює передавання проблеми між командами та її вирішення.

2. Динаміка продажів. Звіт показує, що стоїть за зміною продажів – від усієї мережі до окремого SKU. Діаграми роблять тренд видимим з першого погляду, а деталізація від рівня мережі до окремих категорій, магазинів чи товарів показує, звідки саме взялося коливання. «Провали» на діаграмі вказують прямо на момент, коли щось змінилося, замість того щоб змушувати вас вгадувати.

3. Неходові товари. Звіт виявляє товари з низьким попитом, які непомітно накопичуються на складі. Він показує, які позиції варто розглянути для виведення з асортименту, та динаміку продажів і залишків, що стоїть за повільним рухом. Звіт допомагає:

• Точно визначити причини низьких продажів. Фільтр за періодом показує, чи є товар сезонним, чи його продажі просто стабільно падають, а це підказує, чи варто його взагалі тримати.
• Звільнити складські площі. Фільтр мінімального залишку виявляє товари, які займають місце, але не приносять прибутку, щоб це місце можна було віддати під те, що справді продається.
• Спланувати акцію. Товари, які втратили динаміку, але ще мають потенціал, з'являються тут як кандидати на маркетингову підтримку.

Автоматизовані звіти позбавляють від ручного вивантаження та обробки цих даних, що вивільняє час для аналізу й ухвалення рішень замість введення даних та знижує ризик людської помилки, неминучий при ручній роботі.

Інструменти для розумніших рішень щодо запасів

Звіти показують, що відбувається. Ці інструменти допомагають вирішити, що з цим робити.

• Відстеження активності асортименту. Динаміка продажів – відправна точка для розуміння того, скільки запасів вам справді потрібно. Аналізуючи попит на конкретні товари, можна відповідним чином коригувати замовлення. Datawiz BI дозволяє відстежувати активність асортименту: достатньо налаштувати потрібні розділи, щоб побачити статус товарів і категорій за будь-який період.
• ABC-аналіз. Широко використовуваний інструмент і для аналізу продажів, і для планування запасів, хоча застосовувати його поодинці не варто. Поєднання з іншими методами дає повнішу картину – решту набору інструментів дивіться в нашому посібнику з основних методів аналізу продажів.
• GMROI (Gross Margin Return on Investment). Оскільки запаси заморожують реальний капітал, важливо знати, наскільки прибуткові ці інвестиції. GMROI безпосередньо показує, наскільки добре конкретний асортимент перетворюється на прибуток.
• Economic Order Quantity (EOQ). Коли ви розумієте вигоду планового замовлення, EOQ розраховує ідеальний розмір замовлення, замінюючи здогадки числом, що ґрунтується на реальних даних про витрати та попит. EOQ працює найкраще, коли поточні запаси вже проаналізовано до оформлення замовлення, тому спершу відкрийте звіт із залишків.
• Supplier Access та OOS-прогноз. Своєчасне поповнення запасів потребує вибудовування реальних робочих відносин із постачальниками. Вбудований модуль Supplier Access дозволяє обмінюватися з ними актуальними даними напряму. Один із найкорисніших сигналів тут – прогноз out-of-stock: відстежуйте динаміку продажів, прогнозуйте майбутні «діри» за товарами та передавайте цю інформацію постачальнику, щоб потрібний рівень запасів підтримувався і на його боці.

Як Datawiz BI підтримує управління запасами

Ефективне управління запасами потребує одночасного врахування безлічі аналітичних показників, і саме це спрощують звітність та автоматизація. З Datawiz BI менеджери витрачають менше часу на ручні розрахунки та більше – на рішення, які справді змінюють показники: щоб уникнути помилково розрахованих замовлень, грошей, заморожених у непродалих запасах, і надлишків, які взагалі не потрібно було замовляти.

FAQ

Що таке управління запасами в роздрібній мережі?

Це процес відстеження, планування та контролю запасів у всіх магазинах і складах мережі, щоб у кожній точці було все необхідне без заморожування капіталу в надлишкових запасах. Він включає замовлення товарів, звітність та інструменти для виявлення проблем до того, як вони перетворяться на втрачені продажі.

Що спричиняє більшість проблем із запасами в ритейлі?

Найчастіше це рішення, ухвалені інтуїтивно, а не на основі даних, замовлення, розраховані без даних про реальний попит, слабке планування продажів, поганий категорійний менеджмент та вимушена логістика (переміщення або повернення запасів), що виникає через помилки на попередніх етапах.

Що таке неліквідні запаси та як їх визначити?

Неліквідні запаси (dead stock) – це товари з низьким попитом або без нього, які лежать на складі й не продаються. Звіт із неходових товарів виявляє такі позиції, показує, чи є низькі продажі сезонними, чи це стабільне падіння, і підсвічує, які товари варто вивести з асортименту, а яким просто потрібна рекламна підтримка.

Що таке EOQ і коли його варто використовувати?

Economic Order Quantity (EOQ) – це формула, яка розраховує ідеальний розмір замовлення на основі попиту, витрат на оформлення замовлення та витрат на зберігання. Найкраще вона працює після того, як ви вже проаналізували поточні рівні запасів, щоб розмір замовлення відображав реальну потребу, а не здогадку.

Як GMROI пов'язаний з управлінням запасами?

GMROI вимірює, скільки прибутку отримує ритейлер на кожну одиницю грошей, заморожену в запасах. Оскільки запаси – це велика інвестиція, GMROI – один із найнаочніших способів побачити, чи окупається ця інвестиція.