От часов на составление отчетов до решений в режиме реального времени. Как LotOK масштабировал аналитику в более чем 100 магазинах

LotOK — сеть маркетов формата «у дома», работающая с 2011 года. Вместо медленного и разрозненного процесса формирования отчётов сеть перешла на BI-дашборды, которыми сегодня пользуются четыре отдела. Отчёты, на создание которых раньше уходило больше времени, чем на их анализ, теперь готовы за два-три нажатия клавиш.

• 100+ магазинов
• Украина
• Основана 2011
• Формат «у дома»

Ключевые результаты

• 2–3 нажатия клавиш — и любой KPI рассчитан. Раньше для этого нужно было собирать множество разрозненных отчётов
• 4 отдела работают в едином информационном пространстве: планограмм, операционный, коммерческий, маркетинг
• Реальное время — дашборды доступны по всей сети. Настроил один раз — данные всегда актуальны
• Минуты вместо часов на расчёт маржинальности товара, магазина или поставщика

О компании

Растущая сеть маркетов со сложными операционными процессами

Основанная в 2011 году, LotOK позиционирует себя как «любимый маркет у дома». Формат ориентирован на удобство: полный ассортимент продуктов питания, собственное производство (выпечка, кулинария, копчёности, замороженные полуфабрикаты), собственный импорт и активно развивающееся направление быстрого питания — пицца, хот-доги, сэндвичи, готовые блюда и горячие напитки.

102 магазина — это серьёзная логистическая и аналитическая сложность: несколько кластеров магазинов, широкая глубина ассортимента и операционные решения, которые должны приниматься быстро.

«Мой совет новым пользователям: тратьте рабочее время на анализ отчётов, а не на их создание.»

Роман Иванович, руководитель отдела аналитики, LotOK

Проблема

Построение отчётов занимало больше времени, чем их анализ

Ретейл требует точности. До внедрения BI сеть использовала другую аналитическую систему, и именно формирование отчётов постоянно становилось узким местом. Команды тратили большую часть времени на сбор данных, а не на работу с ними.

• Медленные отчётные циклы.
  Расчёт KPI для руководителей и сотрудников магазинов требовал ручной сборки множества отдельных, не связанных между собой отчётов — процесс трудоёмкий и неудобный.
• Ограниченная видимость между отделами.
  Без единого информационного слоя каждый отдел работал в своём срезе данных. Чтобы согласовать цифры, нужна была координация, а не просто общий дашборд.
• Ручной анализ маржинальности.
  Расчёт рентабельности товара, магазина или поставщика был медленным ручным процессом — сделать это «на ходу» не получалось.
• Реакция вместо проактивности.
  Без актуальных данных выявление и устранение проблем в продажах, работе магазинов или эффективности планограмм происходило с запозданием.

Решение

Один информационный слой — для четырёх отделов одновременно

LotOK внедрил BI-платформу, которая объединила отчёты, кастомные дашборды и мобильное приложение для полевых команд. Ключевое изменение: отделы перестали строить отчёты — и начали с ними работать.

Основные инструменты, которые используются в сети:

• Планы продаж
• Анализ корзин
• Почасовой анализ трафика
• Эффективность планограмм
• Рекомендуемый процент выкладки
• Собственные формулы
• Кастомные дашборды
• Мобильное приложение Store Manager
• Коннектор для настройки обменов данными

Коннектор позволил команде тестировать новые конфигурации обмена данными и значительно сократить время на внедрение изменений. Кастомные дашборды настраиваются один раз и отображают актуальные результаты постоянно — без ручного обновления и повторной настройки.

Для операционных команд в поле мобильное приложение Store Manager стало незаменимым инструментом во время визитов в магазины: руководители могут просматривать финансовые результаты за нужный период, отслеживать ключевые показатели и сразу ставить задачи для магазина при выявлении проблем — всё с телефона.

«Работа с Datawiz BI позволяет сосредоточиться на анализе данных, а не на формировании отчётов. Однажды построенный и настроенный дашборд обеспечивает доступ к актуальным результатам по всей сети в режиме реального времени. »
Роман Павлюк, руководитель отдела аналитики, LotOK

Результаты

Быстрые решения, общие метрики, меньше ручной работы

• Расчёт KPI для сотрудников магазина — теперь 2–3 нажатия клавиш вместо сборки разрозненных отчётов
• Маржинальность товара, магазина или поставщика рассчитывается за минуты, а не часы
• Решения по планограммам и выкладке опираются на актуальные данные по всем магазинам сети
• Анализ почасовой нагрузки на кассу помогает рационально составлять графики работы
• Четыре отдела работают в едином информационном пространстве — «говорят на одном языке цифр»
• Полевые команды выявляют проблемы и ставят задачи магазинам в режиме реального времени во время визитов
• Отклонения в продажах, работе магазинов и результатах поставщиков выявляются и отрабатываются проактивно

«Отчётность в BI позволяет своевременно выявлять проблемы и влиять на ситуацию для достижения максимальной эффективности продаж — в разрезе магазинов, товарных групп и поставщиков.»

Роман Иванович, руководитель отдела аналитики, LotOK

Главный вывод

Общий язык цифр изменил подход к принятию решений

Один из наименее очевидных, но важных результатов оказался организационным. Когда все отделы — планограмм, операционный, коммерческий и маркетинг — работают с одними и теми же отчётами и дашбордами, коммуникация между ними становится значительно продуктивнее. Роман называет это «говорить на одном языке цифр». Разногласия по показателям больше не возникают из-за разных выгрузок — все смотрят на одни данные.

«Взаимодействие между отделами стало более результативным. Единые настройки позволили нам говорить на одном языке цифр.»

Роман Иванович, руководитель отдела аналитики, LotOK